Las palabras «asistente de oficina» pudieran evocar recuerdos de Clipo, el clip bailarín de los primeros sistemas operativos de Microsoft (OS). Este personaje, que el público lamentó desde su inicio y que fue desactivado rápidamente, se convirtió en una especie de Jar Jar Binks del sistema operativo. Atribuirles una personalidad a los objetos inanimados no es nada nuevo, claro está, pero revela cómo la tecnología sigue desarrollando y automatizando lo que antes era una tarea humana.
Se cree que el ser humano comenzó a imprimir hace más de 5000 años utilizando cilindros con los que hacía presión sobre tabletas de arcilla. Desde entonces, la evolución no se ha detenido. La automatización de cada una de las muchas y diferentes formas que ha adoptado la impresión –como la tipografía móvil, la litografía, la flexografía, la sublimación de tintes y otras– también ha evolucionado. Con cada paso, la máquina sigue recibiendo más responsabilidades y las personas, por ende, se hacen más productivas.
Hoy en día, incluso una impresora promedio láser o multifuncional (MFP) asumen muchas de las tareas que consumen tiempo en la oficina, y aunque se sigue trabajando para que la interacción humana con estos equipos se pueda reducir cada día más, ya hay tareas que prescinden del ser humano. Por ejemplo, el usuario ya no tiene que estar parado frente a la máquina de fax para repetir una llamada en caso de que la anterior no haya tenido éxito, o estar a la espera de que un fax llegue a transmitirse porque el rollo de papel se ha acabado. Las multifuncionales actuales, como la recién anunciada Xerox WorkCentre 5024, que imprime en blanco y negro, copia, escanea en color, y envía faxes de manera opcional, ya lo hace, y es, por tanto, una valiosa asistente de oficina.
Con la tecnología actual y módicos precios, es más fácil, incluso para las empresas más pequeñas, minimizar el tiempo dedicado a tareas simples. Por menos de lo que cuesta el suministro de seis meses de café, es posible combinar las viejas máquinas de una sola función –copiadora, escáner, fax, impresora– que ocupan demasiado espacio en las oficinas pequeñas, en un solo producto: una impresora multifuncional. Estos equipos son ahora más asequibles, fiables y compactos que nunca… y también hacen mucho más que nunca.
