La forma de trabajo en una oficina en la actualidad difiere mucho de lo que se hacía hace unos cinco o diez años. Ahora el trabajador requiere acceso móvil y por ende necesita otras maneras de acceder y compartir sus documentos. Los archivos se guardan en la nube; los correos electrónicos se contestan desde los teléfonos inteligentes, y en muchos casos, los archivos digitales pueden sustituir a los de papel. El panorama cambia constantemente.
Sin embargo, en un negocio, cualquiera que este sea, se necesita de un sistema que permita el acceso móvil, cumpla con todas las normas de seguridad, haga que el trabajador sea más productivo al hacer la configuración y la forma de trabajar más simple, responda a los cambios con efectividad, le ofrezca un mejor servicio al cliente y por ende haga que el negocio funcione a la perfección. Es ahí donde las impresoras multifunción (MFP) de Xerox, con la tecnología ConnectKey entran a jugar su papel.
Enfocado a que su negocio sea lo más productivo posible, el ecosistema ConnectKey es una combinación de hardware con un conjunto de soluciones de software y aplicaciones, desarrollados por Xerox y sus socios de negocio, que ayudan a simplificar y mejorar la manera en que trabajan los clientes. Al unir estos elementos los documentos inteligentes se pueden buscar, mantener seguros, conectados y listos para colaborar entre sí.
Ventajas de usar la tecnología ConnectKey
ConnectKey permite personalizar apps a través de la Xerox App Studio. Estas apps pueden ser creadas o configuradas basándose en las necesidades del cliente para el escaneado, impresión y el intercambio de información en el dispositivo multifunción. La herramienta de creación de la app basada en la web es simple de usar y no requiere recursos de TI adicionales, ni entrenamiento y ninguna inversión del socio de negocio. En este caso existe una fácil integración para aumentar la funcionalidad y el valor de la tecnología de las impresoras multifunción.
Una de las apps más útiles es el Xerox Easy Translator Service, que traduce documentos escaneados con rapidez y precisión a más de 35 idiomas. Esta aplicación está disponible en los niveles de servicio Express, Profesional y Experto, según las necesidades del usuario.
Además, tiene acceso fácil a la nube. A través de la galería de apps disponible en los dispositivos ConnectKey, el usuario puede instalar aplicaciones en su multifuncional. Existen más de 17 destinos para enviar los documentos en la nube, entre ellos SharePoint Online, Google Drive, DropBox, Evernote, etc. También permite convertir de manera automática documentos PDF, Word o Excel en archivos en los que se puedan realizar búsquedas, haciendo que sea más sencillo gestionar los documentos en el futuro.
La posibilidad de imprimir desde el dispositivo móvil está vinculado estrechamente con la forma móvil del trabajador de hoy. La función Xerox Mobile Print por ejemplo, permite una impresión móvil desde su teléfono inteligente o tableta, así como desde computadoras portátiles y de escritorio. Se puede conectar a sus aplicaciones de oficina, como Microsoft Word, Excel, PowerPoint y archivos PDF, e imprimir. Para la impresión no requiere de ningún software cliente, ni de la descarga de un controlador de impresión. Ofrece una seguridad y protección robusta en cada nivel y ofrece la seguridad y el control que necesita.
Por su parte el sistema de seguridad integrada protegida por McAfee, y diseñado en colaboración con Intel Security es otra de las ventajas que tienen estas impresoras. Este sistema protege de virus y ataques de malware a las impresoras y equipos multifunción de Xerox, y usa un método de filtrado que permite se ejecuten en los dispositivos sólo los códigos y archivos predefinidos y aprobados. Además los sistemas multifunción de ConnectKey añaden una capa adicional de seguridad con tecnología de Cisco que protege el tráfico de datos entre los dispositivos.
Las impresoras multifunción con ConnectKey cuentan con un panel de control remoto que es una herramienta gratuita e intuitiva que viene estándar en todos los equipos Xerox. Por medio de este panel el administrador tiene acceso completo a cualquier aplicación dentro de la máquina y cualquier cambio que se haga en la impresora, se muestra inmediatamente en el panel. El entrenamiento se puede hacer a distancia, y los profesionales de servicio pueden entrar y ejecutar diagnósticos a través del propio panel, lo que aumenta el tiempo de actividad. La interfaz de este panel ofrece información en tiempo real que ayuda a los administradores y a los usuarios a controlar el producto. Esto es compatible con más tiempo de actividad, ayuda al entrenamiento y proporciona una funcionalidad más robusta, sin costo adicional.
Otra de las ventajas de esta tecnología es que la impresora y el controlador (driver) de la misma están en constante comunicación. Esto permite conocer el estado de la impresora en tiempo real, desde una sola y familiar interfaz, lo que reduce la necesidad de ofrecer entrenamiento cuando se anuncia un nuevo dispositivo. Desde esta interfaz el usuario puede verificar el estado de un trabajo de impresión, controlar los niveles del tóner y mucho más. Asimismo se simplifica la implementación, la administración y el mantenimiento del controlador.
Las impresoras multifunción con ConnectKey cuentan también con el Xerox Common Print Driver, el único controlador de impresora que guarda en la impresora las configuraciones predeterminadas para aplicaciones como los programas de Adobe y Microsoft, lo que ofrece a los clientes más productividad, conveniencia y ahorro de costos. Además, estas impresoras cuentan con reglas basadas en la impresión por aplicación, una característica única y exclusiva de Xerox que es accesible desde la página web interna del dispositivo. A través de estas reglas se puede restringir la impresión, después de cierto tiempo y a ciertos usuarios, lo que ahorra una gran cantidad de dinero a los clientes.
La tecnología ConnectKey incorporada en los dispositivos multifunción de Xerox ofrecen la conveniencia, productividad, seguridad y control de costos que necesitan los negocios de hoy para afrontar los retos actuales y las tareas del futuro.
